porządkowanie spraw do załatwienia

with Brak komentarzy
gaj-oliwny
sobota, 7 stycznia 2017 r.

Zawsze miałam przekonanie (i tak uparcie potwierdzałam w wysyłanych CV), że moja organizacja pracy jest skuteczna, że pracuję szybko, sprawnie i zgodnie z planem, który sobie samodzielnie jestem w stanie ustalić i zrealizować.

praca w korporacji

Na etacie nie było spraw (zasadniczo…), które leżałyby niezałatwione, bo o nich zapomniałam, bo nie zdążyłam, bo mi się pomyliło.
Starałam się drobne sprawy, możliwe do załatwienia w krótkim czasie, wykonywać natychmiast. Dotyczyło to odpowiedzi na maila, jakiejś prośby klienta czy innego zadania, które miałoby mi zająć do pół godziny pracy.

Pozostałe układałam sobie w zależności od przewidywanego czasu realizacji, wymaganego terminu zakończenia i złożoności. Najczęściej problemy wymagające skupienia, rozwiązywałam w godzinach popołudniowych, kiedy już wszystkim moim marketingowcom (pracowałam najczęściej w biurach marketingu, w bardzo kreatywnym i … głośnym zespole) opadł poziom energii lub gdy już wreszcie poszli sobie do domu.

W ciszy pracowało mi się wielokrotnie szybciej. Więc najczęściej pisanie artykułów, czytanie i przerabianie warunków ubezpieczeń, czy opracowywanie nowych zapisów czy materiałów zostawiałam sobie na popołudnie. A od rana “gasiłam pożary”, organizowałam i uczestniczyłam w spotkaniach i dyskusjach.

praca w domu

Wszystko wywróciło się do góry nogami, gdy zostałam bez etatu.

Moja pierwsza przerwa w pracy, przed ponad rokiem, to paniczne szukanie pracy, uczenie się, wymyślanie pomysłów na biznes i siedzenie w internecie po kilkanaście godzin dziennie. O problemach z organizacją pracy pisałam już nieco TUTAJ.

Drugie “bezrobocie”, czyli to, które dotknęło mnie z końcem 2016 roku, jest pod względem organizacyjnym nieco inne. Nie ma już tej paniki, są już jakieś pomysły na zarabianie pieniędzy, są już jakieś pierwsze zlecenia i prace wykonane, nie ma nerwowego szukania źródła pieniędzy.
Moje bieżące plany i zadania w skrócie spisałam TUTAJ.

chaos organizacyjny

No i zaczął się problem. Tak jak wtedy pracowałam strasznie dużo, tak teraz nie mogę się zabrać do roboty

Może jest to wina dotkliwie bolącego kręgosłupa, któremu nie pomaga codzienne pływanie, salsa, ani maść przeciwbólowa. Może jest to kwestia okresu okołoświątecznego. A może tego, co się dzieje w polityce, w co się dość mocno zaangażowałam emocjonalnie i spędzam godziny w internecie czytając wiadomości i komentarze.
Tak czy siak organizacja pracy legła w gruzach. (Dobrze, że zaczęłam tym wpisem, może dalej pójdzie łatwiej 🙂 )

Od ponad roku, widząc, że temat organizacji pracy jest dla mnie newralgiczny, jestem użytkownikiem NOZBE.

NOZBE - program do zarządzania zadaniami

NOZBE to program do zarządzania projektami, zadaniami, który pomaga w organizacji pracy własnej i zespołu wspólnie pracującego. Początkowo, w okresie próbnym korzystałam z wersji rozszerzonej przez 30 dni. Po tym czasie mogłam zrezygnować z wersji rozszerzonej i przejść na uproszczoną, gdzie można było prowadzić tylko 5 projektów. Zdecydowałam się kupić wersję płatną (za 24 zł miesięcznie), z której korzystamy ja i córka współdzieląc zadania i projekty. Z programu korzystałam również w pracy na etacie, kiedy ilość projektów służbowych mnie przysypała i bałam się, że stracę orientację i panowanie nad zadaniami. Znakomicie ułatwiło mi to i uporządkowało pracę.

A więc od Nowego Roku, w ramach postanowień noworocznych (no, dobra od 7 stycznia) zaczynam intensywnie i możliwie szeroko używać NOZBE do planowania i realizacji moich zadań, planów i projektów “bezrobotnej”.

  • określiłam bieżące projekty

Projektem jest złożone przedsięwzięcie składające się z kilku / wielu zadań szczegółowych. Dla mnie projektem jest np współpraca z firmą X lub marketing strony www.rozumiemOWU.pl lub poszukiwanie pracy czy organizacja urodzin. Każdy projekt ma swój określony kolor, co od razu wizualnie wyróżnia go spośród innych, i etykietę (np firmowe, prywatne), co ułatwia filtrowanie widoku projektów.

  • przypisałam szczegółowe zadania

czyli dokładnie co w danym projekcie muszę zrobić, określiłam datę realizacji, czas potrzebny na wykonanie, kategorię (np. komputer, telefon, na mieście, spotkanie itd), co pozwala na filtrowanie i grupowanie zadań. Na zdjęciu obok zobacz jak wygląda moja strona jednego z projektów. Do wybranych projektów włączyłam córkę i wyznaczyłam jej zadania do wykonania i jednocześnie kontroluję jak jej idzie.

  •  dołączyłam materiały, notatki, maile, linki

Mogę je dodawać nie tylko bezpośrednio dopisując je do zadań w NOZBE, ale także wysyłając mailem na specjalnie utworzony mój adres mailowy. Jeśli odpowiednio zapiszę temat i treść wiadomości to zostanie ona automatycznie przypisana do konkretnego, wskazanego przeze mnie zadania. Jeśli nie wprowadzę takich znaczników to wiadomość wpadnie do Skrzynki spraw i ręcznie przypiszę ją do odpowiedniego projektu / zadania.

  • przypisałam priorytet

Do każdego pilnego zadania można przypisać priorytet, wtedy znajdzie się ono w pierwszej widocznej po otwarciu programu zakładce. Tam też pojawiają się zadania przypisane do dzisiejszego dnia.

Uzupełnianie i aktualizowanie projektów w NOZBE zajmuje trochę czasu. Daję sobie 15 - 20 minut codziennie wieczorem na przygotowanie pracy na następny dzień (to też zadanie 🙂 ). Ale w ciągu dnia, kiedy pracuję na komputerze, NOZBE jest cały czas otwarte (ew. ściągnięte do paska), po to żeby pilnować się planu i wyznaczonych zadań. I żeby odznaczać jako zamknięte, te już wykonane.
Mam do NOZBE dostęp również na smartfonie, a córka na iPadzie. NOZBE można zsynchronizować z kalendarzem Google, z dyskiem Google, z Dropboxem, z Evernote i jeszcze paroma programami.

NOZBE to wiele funkcji

których jeszcze nie używam (np. szablony projektów) lub których jeszcze nie rozgryzłam. Autor - Michał Śliwiński (tak! NOZBE to polski program znany doskonale w USA i Japonii, nieco mniej w naszej ojczyźnie, co trzeba zmienić!) udostępnia wiele filmików instruktażowych i artykułów pomocnych w wykorzystaniu możliwości programu.
Mam przekonanie, że warto z tego programu korzystać, do czego namawiam i moją córkę i Ciebie.

Linki do NOZBE

w tym wpisie to linki afiliacyjne. Każdy klient NOZBE, który używa płatnej wersji automatycznie może korzystać z afiliacji.

Zarejestruj się i skorzystaj z bezpłatnej wersji NOZBE klikając na powyższy przycisk.
Jeśli już zdecydujesz się na wersję rozszerzoną - płatną, otrzymasz rabat, a ja będę miała szansę na otrzymanie za to prowizji (za co już teraz bardzo dziękuję!).
Za zakup rocznej subskrypcji otrzymasz 20% zniżki, czyli 2 miesiące za darmo, a do tego dodatkowy miesiąc ode mnie, co daje w sumie 3 miesiące gratis! A zatem, dzięki mnie, otrzymasz konto na 13 miesięcy, a zapłacisz tylko za 10!
NOZBE to jest naprawdę świetne narzędzie. I polskie!

Postaram się od czasu do czasu zdawać relację, jak mi idzie praca ze wsparciem NOZBE.

A może już używasz jakiegoś programu do organizacji pracy? Czy może wolisz kalendarz książkowy?

Ewa